Tischauslastung im Restaurant: Abläufe und Planung

Wie steigern Sie die Auslastung Ihres Restaurants?

Restaurantmarketing wirkt auf die Auslastung, wenn Sie messbare Hebel steuern, die direkt auf freie Tische in schwachen Zeitfenstern zielen, und nicht Reichweitenkennzahlen ohne Bezug zu Reservierungen. Viele Betriebe investieren in Social-Media-Reichweite, Influencer-Kooperationen oder Gutscheinportale und sehen am Monatsende: viele Impressionen, leere Tische am Dienstag. Der Grund: Gesteuert werden Likes und Follower statt Reservierungen und Deckungsbeitrag.

Die Hebel dieses Leitfadens folgen einer festen Reihenfolge, von der Analyse bis zur Bindung:

1. Auslastung messen: nach Wochentag und Service (Mittag, Abend), nicht als Monatsdurchschnitt.
2. Google-Unternehmensprofil vervollständigen: Öffnungszeiten, Reservierungslink, Fotos, Antworten auf Bewertungen.
3. Online-Reservierung vereinfachen: wenige Klicks, Bestätigung per E-Mail oder SMS.
4. No-Shows begrenzen: Erinnerung, Stornolink, Warteliste, bei Bedarf Anzahlung oder No-Show-Gebühr mit sauberen AGB.
5. Schwache Zeitfenster gezielt bespielen: Mittagstisch, Themenabende, Menüs an ruhigen Tagen.
6. Bewertungen richtlinienkonform pflegen: bitten ja, belohnen nein.
7. Gästedaten rechtssicher nutzen: Einwilligung, Auftragsverarbeitung, Löschkonzept.
8. Wirkung nachmessen: mit wenigen Kennzahlen, jede Maßnahme nach vier bis acht Wochen bewerten.

Kein Hebel ist eine Garantie. Welche Maßnahmen in Ihrem Lokal am meisten bewirken, hängt von Lage, Wettbewerb, Küche und Preisklasse ab. Deshalb beginnt jeder Plan mit den eigenen Zahlen.

Wie analysieren Sie die Auslastung nach Wochentag und Tageszeit?

Eine Auslastung von „60 % im Monat“ sagt wenig. Ein Restaurant kann samstagabends voll und montagmittags fast leer sein, und beides ergibt zusammen einen unauffälligen Durchschnitt. Teilen Sie deshalb Ihre Daten in Wochentag und Service (Mittag, Abend) und vergleichen Sie jede Zelle mit Ihrer Platzzahl.

Vorgehen in vier Schritten:

1. Daten sammeln: Gästezahlen (Covers) je Tag und Service aus Reservierungssystem und Kasse. Ein Zeitraum von mehreren Wochen glättet Ausreißer wie Feiertage oder Veranstaltungen.
2. Kennzahlen berechnen: Der Anbieter aleno nennt als Formeln Tischauslastung = besetzte Tische / Gesamtzahl der Tische × 100 und RevPASH = Umsatz / (verfügbare Sitzplätze × Öffnungsstunden). RevPASH setzt also den Umsatz in Beziehung zu den angebotenen Sitzplatzstunden.
3. Schwache Zeitfenster markieren: Welche Zellen liegen deutlich unter Ihrem Durchschnitt, obwohl Personal und Fixkosten laufen?
4. Ursache klären: Fehlt Nachfrage (Sichtbarkeit, Angebot) oder gehen Gäste verloren (nicht buchbar, falsche Öffnungszeiten, No-Shows)? Daraus folgt der passende Hebel.

Die folgende Tabelle ist ein angenommenes Beispiel für ein Restaurant mit 60 Plätzen. Die Werte sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung. Auslastung vereinfacht als Gäste geteilt durch Plätze, ohne Mehrfachbelegung eines Tisches.

Datenquelle: frei erfundenes Rechenbeispiel, keine Branchenstatistik.

Was das Beispiel zeigt: Der Abend am Wochenende ist ausgelastet, hier bringt mehr Werbung nichts, wohl aber ein gutes No-Show-Management. Dagegen bleiben am Montag und Dienstag viele Plätze frei. Dort lohnen gezielte Angebote und Kommunikation an Stammgäste, ein Mittagstisch oder Themenabende.

Eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Dienstagabend sind bei 40 % Auslastung 36 von 60 Plätzen frei. Nehmen wir an, jeder zusätzliche Gast bringt 20 Euro Deckungsbeitrag. Dann liegen rechnerisch bis zu 720 Euro brach. Gelänge es, die Auslastung um 12 Prozentpunkte zu heben, wären das rund 7 Gäste und rund 144 Euro pro Dienstag, hochgerechnet auf 52 Wochen rund 7.500 Euro. Das ist keine Prognose, sondern eine Rechenhilfe, mit der Sie ausrechnen können, wie viel Aufwand ein Zeitfenster rechtfertigt.

Welche Kanäle bringen Gäste statt nur Reichweite?

Die Wahl der Marketingkanäle entscheidet in der Gastronomie oft über die wirtschaftliche Stabilität. Reichweite auf sozialen Plattformen fördert die Markenbekanntheit, Kanäle mit lokaler Suchabsicht führen dagegen näher an die Reservierung. Die folgende Übersicht ist eine eigene qualitative Einschätzung der Kanalmerkmale, keine Messung.

Datenquelle: eigene Einschätzung auf Basis gängiger Kanalmerkmale

Das Google Business Profile und die eigene Website mit lokaler Suchmaschinenoptimierung geben Ihnen viel Kontrolle über die Darstellung Ihres Betriebs, und es fallen keine Vermittlungsgebühren pro Gast an. Wenn Sie Gäste dauerhaft an Ihr Haus binden wollen, ist E-Mail-Marketing mit Einwilligung ein wichtiger Baustein, mehr dazu in der Stammkunden-Strategie für die Gastronomie.

Lieferplattformen können kurzfristig Nachfrage bringen, kosten aber je nach Anbieter Provision, und die Kundendaten bleiben oft bei der Plattform. Social Media dient vor allem der Markenbildung. Google Ads kann kurzfristige Lücken ansprechen, sofern ein laufendes Budget vorhanden ist und Sie die Wirkung messen.

Warum ist Google Maps wichtiger als Instagram?

Google Maps und die Google-Suche stehen für Restaurants näher an der Reservierung als Instagram: Wer „italienisches Restaurant in der Nähe“ sucht, will oft heute oder bald essen gehen. Instagram baut Bekanntheit auf und bindet Stammgäste. Das Google-Profil beantwortet die praktischen Fragen: Ist geöffnet? Wo ist es? Kann ich buchen? Fehlt eine Antwort, wählt der Gast leicht ein anderes Lokal.

Das Profil ist zudem messbar. Laut Google-Hilfe zeigt der Bereich „Leistung“ für bestätigte Profile unter anderem Aufrufe in Suche und Maps, Anrufe, Nachrichten, Websiteklicks, Wegbeschreibungen und Buchungen, nicht alle Kennzahlen gelten jedoch für jede Branche. Diese Daten ergänzen Ihre Auslastungsanalyse: Sie sehen, ob an schwachen Tagen zu wenig Menschen Ihr Profil finden oder ob sie es finden und nicht buchen.

Das gehört in ein Restaurant-Profil, mit Bezug auf die Google-Hilfe:

• Öffnungszeiten: Sie können reguläre Zeiten, Zeiten an Feiertagen und weitere Öffnungszeiten für einzelne Angebote hinterlegen. Pflegen Sie Sonderzeiten rechtzeitig, damit Gäste nicht vor verschlossener Tür stehen.
• Reservierungslink: In Google Maps „Profil bearbeiten“, den Transaktionstyp „Tisch reservieren“ wählen, „Link hinzufügen“ anklicken, URL eingeben und speichern. Google nennt bis zu zehn Links pro Kategorie. Bei mehreren Links können Sie einen bevorzugten Link festlegen, der oben bei den Buchungslinks erscheint.
• Buchungen über einen Anbieter: Alternativ richten Sie im Profil unter „Buchungen“ einen Anbieter ein. Laut Google erscheint der Anbieter innerhalb einer Woche im Profil, und der Anbieter kann Gebühren erheben. Für Restaurants lassen sich Wartelisten über Google verwalten, sofern sie über einen Drittanbieter registriert sind.
• Bewertungen: Antworten Sie freundlich, kurz und sachlich. Was Google bei Bewertungen erlaubt und verbietet, steht weiter unten.

Instagram bleibt als Verstärker sinnvoll. Wenn Ihre Grunddaten bei Google aber veraltet sind, bringt auch schöner Social-Media-Content keine zusätzliche Reservierung. Die Reihenfolge lautet deshalb: erst Profil und Reservierung in Ordnung bringen, dann Social Media als Verstärker einsetzen, und die Bindung bestehender Gäste in der Stammkunden-Strategie für die Gastronomie ausbauen.

Wie senken Sie No-Shows und füllen freie Tische?

Ein No-Show ist eine Reservierung, bei der der Gast weder erscheint noch absagt. Aleno nennt als Formel No-Show-Rate = Anzahl No-Shows × 100 / Gesamtzahl der Reservierungen. Wer die Rate nach Wochentag auswertet, sieht, wo sich Gegenmaßnahmen lohnen. Die folgende Übersicht fasst Funktionen zusammen, die Hersteller von Reservierungssystemen auf ihren Seiten beschreiben. Sie ist keine Bewertung und keine Empfehlung: Tarife, Umfang und Gebühren prüfen Sie direkt beim Anbieter.

Quellen: Herstellerseiten resmio.com (Reservierungserinnerung, Anzahlung) und aleno.me (No-Show-Beitrag), Google-Unternehmensprofil-Hilfe. Funktionen und Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen.

Rechtlicher Hinweis zu Gebühren: Nach Darstellung des Fachportals hogapage kann ein Gastronom bei No-Shows Schadensersatz fordern, muss den Schaden aber beweisen und sich bemühen, den Tisch anderweitig zu besetzen. Bei einer einfachen Tischreservierung ist der Schaden schwerer nachzuweisen als bei einem vorab vereinbarten Menü zu festem Preis. Eine pauschale Stornogebühr sollte laut disclaimer.de transparent in den AGB geregelt, vom Gast aktiv bestätigt und der Höhe nach angemessen sein. Das ist keine Rechtsberatung: Lassen Sie Ihre AGB im Einzelfall prüfen, etwa über Ihren Verband oder einen Anwalt.

Eine praktische Reihenfolge für kleine Betriebe: zuerst Bestätigung und Erinnerung mit Stornolink, dann eine Warteliste, und erst für Gruppen oder Hochphasen Anzahlung oder No-Show-Gebühr. So bleibt die Hürde für Stammgäste niedrig.

Wie läuft ein Restaurant-Marketing-Audit ab?

Ein strukturiertes Marketing-Audit für die Gastronomie folgt einer logischen Kette: von der ersten Sichtbarkeit im Netz bis zur Reservierung und zum Wiederkommen. Nur wenn Sie jeden Berührungspunkt prüfen, erkennen Sie, wo Gäste verloren gehen und wo Budget ohne messbaren Ertrag versickert.

1. Analysieren Sie die digitale Sichtbarkeit und Auffindbarkeit. Prüfen Sie Ihr Google Business Profil auf Vollständigkeit, aktuelle Öffnungszeiten und die Qualität der Rezensionen. Eine unvollständige Präsenz kann dazu führen, dass Gäste sich für den Wettbewerber entscheiden, der online besser auffindbar wirkt.
2. Bewerten Sie die mobile Nutzererfahrung Ihrer Website. Viele Restaurant-Suchen erfolgen mobil. Wie eine einfache Buchungsstrecke aussehen kann, zeigt ein ähnlicher Ansatz im Hotelmarketing für mehr Direktbuchungen.
3. Prüfen Sie die Reservierungsstrecke auf Hürden. Testen Sie, wie viele Klicks ein Gast braucht, um einen Tisch zu sichern. Jedes zusätzliche Formularfeld ist eine mögliche Hürde.
4. Prüfen Sie das No-Show-Management. Werden Bestätigungen und Erinnerungen per SMS oder E-Mail versendet? Gibt es einen Stornolink und eine Warteliste? Eine Auswertung der No-Show-Rate nach Wochentag zeigt, wo Handlungsbedarf besteht.
5. Kontrollieren Sie das Tracking und die Datenqualität. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welcher Kanal (Google-Profil, Website, Social Media, Anzeigen) zu Reservierungen führt. Ohne Auswertung investieren Sie blind.
6. Auditieren Sie die Kundenbindung nach dem Besuch. Prüfen Sie, ob Gästedaten für E-Mail-Marketing mit gültiger Einwilligung erhoben werden. Ein bestehender Gast verursacht in der Regel geringere Akquisekosten als ein Neukunde, belegen sollten Sie das mit Ihren eigenen Zahlen.

Wie verteilen Sie Ihr Marketingbudget sinnvoll?

Eine allgemein gültige Quote vom Umsatz gibt es nicht. Wichtiger als ein Prozentwert ist eine Struktur, die zwischen festen Grundlagen (Profil, Website, Reservierung) und variablen Wachstumstreibern unterscheidet. Die folgende Verteilung ist eine eigene Planungsannahme zum Durchdenken, sie stammt nicht aus einer Branchenstatistik und muss an Ihren Betrieb angepasst werden.

Datenquelle: eigene Einschätzung, keine Branchenstatistik.

Neu eröffnete Betriebe brauchen meist mehr Sichtbarkeit als etablierte Häuser mit viel Stammkundschaft, wie hoch der Anteil sein sollte, ist eine unternehmerische Entscheidung. Legen Sie ein Budget fest, das Sie tragen können, und bewerten Sie es nach festen Zeiträumen. Ohne eigenes Gästeverzeichnis (CRM, ca. 15 % der Planungsannahme) verlieren Sie die Kontrolle über Ihre Gästedaten und bleiben von Drittplattformen abhängig. Wie Sie Stammgäste systematisch aufbauen, beschreibt die Stammkunden-Strategie für die Gastronomie.

Welche KPIs zeigen echten Marketing-Erfolg?

Gesamtumsatz, Tischzahl und Follower sagen wenig darüber, ob das Marketing funktioniert. Aussagekräftig sind Kennzahlen, die Reservierungen, Auslastung und Wiederkehr verbinden. Die Formeln für Tischauslastung, RevPASH, No-Show-Rate und Stammgastquote beschreibt aleno in seinem KPI-Beitrag, die Stammgastquote als (wiederkehrende Gäste × 100) / Gesamtzahl der Gäste. Die folgenden Rechenbeispiele nutzen ausschließlich angenommene Werte.

Cover-Count je Zeitfenster. Er zeigt, wie gut Sie Ihre Kapazität nutzen, nach Wochentag und Uhrzeit. Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Ein Restaurant mit 60 Plätzen hat montags um 19 Uhr nur 20 Gäste. Dann bleiben 40 Plätze frei. Bei angenommenen 28 Euro Deckungsbeitrag pro Gast entspricht das 1.120 Euro an einem Abend und bei vier Montagen 4.480 Euro im Monat. Diese Zahl steht nicht in Google Analytics, Sie sehen sie nur, wenn Sie Reservierungs- und Kassendaten verbinden.

Direktbuchungsquote. Bei Reservierungsplattformen können je nach Anbieter und Tarif Gebühren pro Gast oder pro Reservierung anfallen. Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Bei 2 Euro je Gast und 500 Gästen im Monat über eine Plattform sind das 1.000 Euro. Außerdem liegen die Kundendaten dann oft beim Anbieter. Den tatsächlichen Preis nennt Ihr Anbieter.

No-Show-Rate. Beispielrechnung mit angenommenen Werten: 400 Reservierungen im Monat, 50 Euro durchschnittlicher Bon, 18 % No-Shows. Das sind 72 ausgefallene Reservierungen. Bei einer Person pro Reservierung entspräche das 3.600 Euro Umsatz, bei mehreren Personen entsprechend mehr. Sinkt die Quote durch Erinnerung, Stornolink und Warteliste von 18 auf 8 %, wären es 32 ausgefallene Reservierungen, also rund 2.000 Euro weniger entgangener Umsatz. Ob und wie stark die Maßnahmen wirken, zeigt nur Ihre eigene Auswertung.

Deckungsbeitrag pro gewonnenem Gast. Berechnung: (durchschnittlicher Bon × Besuche im ersten Jahr × Bruttomarge) minus Akquisekosten. Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Eine Anzeige kostet 4,50 Euro pro Klick, 12 % der Klicks führen zu einer Buchung, also 37,50 Euro Akquisekosten pro Buchung. Der Gast gibt beim ersten Besuch 55 Euro aus, kommt zweimal wieder, insgesamt 165 Euro. Bei 65 % Bruttomarge nach Wareneinsatz sind das 107,25 Euro Rohertrag, minus 37,50 Euro bleiben 69,75 Euro. Kommt der Gast nicht wieder, bleiben aus dem einen Besuch 35,75 Euro (55 Euro × 65 %), nach 37,50 Euro Akquisekosten also minus 1,75 Euro. Bindung entscheidet damit über die Rentabilität.

Das Problem in vielen Betrieben: Die Systeme sind nicht verbunden. Das Reservierungstool kennt die Buchungen, die Kasse den Umsatz, das E-Mail-Tool die Öffnungsraten. Verbinden Sie diese Daten wenigstens monatlich in einer einfachen Tabelle, um die Frage zu beantworten, welcher Kanal die wertvollsten Stammgäste bringt. Wer das weiß, kann gezielter in Maßnahmen investieren, die nicht nur Reservierungen erzeugen, sondern wiederkehrende Gäste, und verbessert so die Conversion Rate, ohne zwingend das Budget zu erhöhen.

Wie gehen Sie mit Google-Bewertungen richtlinienkonform um?

Sie dürfen Gäste um eine Bewertung bitten, aber nicht dafür belohnen und nicht nur zufriedene Gäste ansprechen. Das ergibt sich aus der Google-Hilfe zu Bewertungen und den Google-Inhaltsrichtlinien.

• Bitten ist erlaubt: Laut Google dürfen Sie Kunden bitten, auf einen Google-Link zu klicken oder einen QR-Code zu scannen, um Rezensionen zu hinterlassen.
• Anreize sind verboten: Google untersagt Anreize wie Zahlungen, Rabatte, kostenlose Produkte oder Dienstleistungen für das Veröffentlichen einer Rezension, ebenso für die Überarbeitung oder Entfernung einer negativen Rezension. „5 Sterne gegen 10 % Rabatt“ verstößt damit gegen die Richtlinien.
• Keine Auswahl nach Stimmung: Als Verstoß nennt Google auch, negative Rezensionen zu verhindern oder zu verbieten oder Kunden gezielt um positive Rezensionen zu bitten.
• Kein Druck vor Ort: Händler dürfen Nutzer laut Richtlinie nicht auffordern oder unter Druck setzen, Bewertungen abzugeben, solange sie sich noch vor Ort befinden. Ein Hinweis auf der Rechnung oder eine Nachricht nach dem Besuch ist unproblematischer als Drängen am Tisch. Prüfen Sie den aktuellen Wortlaut der Richtlinie.
• Antworten: Google empfiehlt freundliche, kurze, sachliche Antworten und bei negativen Bewertungen eine zeitnahe Reaktion mit Empathie.
• Melden nur bei Verstößen: Gemeldete Rezensionen werden nur entfernt, wenn sie gegen Google-Richtlinien verstoßen, etwa durch Spam oder vulgäre Sprache. Google schreibt, man solle keine Rezensionen melden, die einem nicht gefallen, aber sachlich korrekt sind.

In Ihrer Antwort sollten Sie keine Details aus der Reservierung nennen, etwa Datum, Begleitung oder Bestellung. Das folgt aus dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO, und es ist zugleich eine Frage des Takts. Bieten Sie bei Kritik an, das Gespräch per E-Mail oder Telefon zu führen.

Welche Mid-Week-Maßnahmen füllen leere Tische?

Die Auslastung an Wochentagen entscheidet in der Gastronomie oft über die Rentabilität des gesamten Monats. Während das Wochenende meist gut läuft, belasten leere Tische am Dienstag oder Mittwoch die Fixkostenquote. Die folgende Übersicht ist eine eigene qualitative Einschätzung, ohne Messwerte, und zeigt Strategien, mit denen Sie das Wochengeschäft beleben können, ohne die Marge durch wahllose Rabatte zu gefährden.

Datenquelle: eigene qualitative Einschätzung zur Belebung des Wochengeschäfts bei Fokus auf Marge, keine Messwerte.

E-Mails an Stammgäste verursachen keine Plattformgebühren und halten die Marge stabil, setzen aber eine gültige Einwilligung voraus (siehe unten). Themenabende mit Fixpreis-Menüs brauchen Vorbereitung, schaffen aber einen konkreten Anlass für einen Besuch unter der Woche. Ergänzend können Sie schwache Zeitfenster gezielt mit festen Zeiten oder Menüs bespielen, etwa einem Mittagstisch an ruhigen Tagen oder einem Menü für frühe Abendzeiten. Planen Sie solche Aktionen mit Ihrer Auslastungstabelle: Sie sollen Plätze füllen, die sonst leer blieben, und nicht Gäste aus ausgelasteten Zeiten abwerben.

Wenn Sie Ihre eigene Gästedatenbank systematisch aufbauen, statt sich auf margenschwache Rabattportale zu verlassen, finden Sie weitere Ansätze in der Stammkunden-Strategie für die Gastronomie.

Welche Rechtsfallen betreffen Werbung, Gutscheine und Preise?

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick mit Quellen und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall bei Verband, Rechtsanwalt oder Aufsichtsbehörde.

Impressum und Website

Nach § 5 Abs. 1 DDG müssen die Pflichtangaben leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. Dazu gehören unter anderem Name, Anschrift, eine Möglichkeit zur schnellen elektronischen Kontaktaufnahme und, soweit vorhanden, Handelsregistereintrag und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Verlinken Sie das Impressum auf jeder Seite.

Aktionen, Gutscheine und Rabatte

• Keine irreführenden Angaben: Nach § 5 Abs. 1 UWG handelt unlauter, wer eine irreführende geschäftliche Handlung vornimmt. Dazu zählen nach Abs. 2 Nr. 2 unwahre oder täuschungsgeeignete Angaben über einen besonderen Preisvorteil, den Preis oder die Art seiner Berechnung. „20 % auf alles“ sollten Sie also nur schreiben, wenn es wirklich für alles gilt.
• Befristung muss stimmen: Die unwahre Angabe, ein Angebot sei nur für einen sehr begrenzten Zeitraum verfügbar, um den Verbraucher zu einer sofortigen Entscheidung zu veranlassen, steht auf der schwarzen Liste im Anhang zum UWG (Nr. 7). „Nur diese Woche“ darf also nur dann stehen, wenn es zutrifft.
• Verfügbarkeit: Ein Angebot zu einem bestimmten Preis, dessen Menge Sie voraussichtlich nicht angemessen bereitstellen können, ohne darauf hinzuweisen, nennt der UWG-Anhang (Nr. 5) als Lockangebot. Nennen Sie Kontingente und Bedingungen, etwa Wochentage, Uhrzeiten und Mengen.
• Preisermäßigungen: § 11 PAngV verlangt bei Preisermäßigungen für Waren, den niedrigsten Gesamtpreis der letzten 30 Tage vor der Ermäßigung anzugeben. Individuelle Rabatte sind ausgenommen (§ 11 Abs. 4). Ob und wie diese Regel auf Speisen und Getränke im Lokal anzuwenden ist, sollten Sie im Einzelfall klären.

Preisverzeichnis und Speisekarte

Nach § 13 PAngV müssen Gaststätten Speisen- und Getränkepreise in Preisverzeichnissen angeben. Die Preise müssen laut § 13 Abs. 5 das Bedienungsgeld und alle sonstigen Zuschläge einschließen. Für die Allergeninformation bei loser Ware nennt das IHK-Bonn-Merkblatt die Pflicht seit 13. Dezember 2014 nach Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 mit 14 Stoffen, schriftlich oder mündlich. Halten Sie online und vor Ort denselben Stand vor.

Umweltaussagen ab dem 27. September 2026

Seit dem 27. September 2026 gelten die neuen UWG-Regeln zu Umweltaussagen. Laut IHK Karlsruhe sind allgemeine Begriffe wie „klimaneutral“ oder „umweltfreundlich“ nur noch zulässig, wenn anerkannte hervorragende Umweltleistungen nachgewiesen werden, und Aussagen wie „klimaneutral“ dürfen nicht mehr auf Kompensationsmodellen beruhen. Wer mit „regional“, „nachhaltig“ oder „Bio“ wirbt, sollte konkrete, belegbare Angaben machen.

Tracking und Newsletter

Nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist die Speicherung von Informationen auf dem Endgerät oder der Zugriff darauf nur mit Einwilligung zulässig, außer wenn dies unbedingt erforderlich ist, damit ein ausdrücklich gewünschter Dienst bereitgestellt werden kann (Abs. 2 Nr. 2). Das betrifft Analyse- und Marketing-Tools auf Ihrer Website. Für E-Mail-Werbung gilt § 7 UWG: Ohne Einwilligung ist sie nur unter den Voraussetzungen der Bestandskundenausnahme (Abs. 3) zulässig, unter anderem muss die Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten worden sein und der Kunde bei Erhebung und jeder Verwendung auf das Widerspruchsrecht hingewiesen werden. Wer sich auf eine Einwilligung stützt, muss sie nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können. Das Double-Opt-in-Verfahren ist ein übliches Mittel dafür, aber nicht ausdrücklich im Gesetz vorgeschrieben.

Wie behandeln Sie Reservierungsdaten datenschutzkonform?

Reservierungen enthalten personenbezogene Daten: Name, Kontaktdaten, Personenzahl, Termin, manchmal Hinweise zu Allergien oder Anlässen. Für Ihr Reservierungssystem gelten folgende Grundsätze.

• Rechtsgrundlage: Die Erhebung der Daten, die zur Reservierung nötig sind, kann sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO stützen (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person). Newsletter-Werbung ist ein anderer Zweck und braucht in der Regel eine eigene Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die nicht vorangekreuzt sein sollte.
• Datenminimierung: Nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO dürfen Sie nur Daten erheben, die für den Zweck notwendig sind. Für eine Reservierung sind das typischerweise Name, Personenzahl, Datum, Uhrzeit und ein Kontaktweg. Pflichtfelder für Geburtsdatum oder Adresse sind dafür meist nicht erforderlich.
• Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Legen Sie intern fest, wann Reservierungsdaten gelöscht oder anonymisiert werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Datenschutzerklärung: Das Reservierungsformular sollte auf eine verständliche Datenschutzerklärung verweisen, die Zweck, Dauer der Speicherung und Empfänger nennt, etwa den Softwareanbieter.
• Auftragsverarbeitung: Verarbeitet ein Softwareanbieter die Gästedaten in Ihrem Auftrag, braucht es nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument, das den Auftragsverarbeiter bindet. Die meisten Anbieter stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, schließen Sie ihn ab, bevor Sie das System produktiv nutzen.
• Kreditkarten- und Zahlungsdaten: Lassen Sie diese vom Zahlungsdienstleister des Reservierungssystems verarbeiten und speichern Sie sie nicht selbst in Notizfeldern oder E-Mails.

Welche Fristen und Details für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Das nehmen Sie jetzt mit

Zahlen zuerst, dann Profil, Reservierung und Bindung: Das ist Ihre Struktur. Erstellen Sie eine Auslastungstabelle nach Wochentag und Service, vervollständigen Sie Ihr Google-Unternehmensprofil inklusive Reservierungslink, begrenzen Sie No-Shows mit Erinnerung, Stornolink und Warteliste, und bespielen Sie schwache Zeitfenster gezielt. Bitten Sie um Bewertungen, aber ohne Gegenleistung. Und gehen Sie mit Gästedaten so sparsam um, wie es der Zweck erlaubt.

Die Reihenfolge entscheidet über den Erfolg der Maßnahmen: Erst die Basis sichern, dann die Reservierung vereinfachen, dann Stammgäste reaktivieren und Lücken unter der Woche füllen. Erst wenn diese Hebel funktionieren, macht zusätzliche Reichweite wirtschaftlich Sinn.

Was bleibt, ist die Frage, welche Maßnahmen in Ihrem Restaurant in welcher Reihenfolge den größten Unterschied machen. Das lässt sich nur mit Ihren Daten und Ihrem Wettbewerbsumfeld beantworten, Ergebnisse lassen sich nicht zusagen.

Quellen und Stand

Alle Angaben mit Stand Oktober 2026. Die Seiten der Anbieter und Behörden können sich ändern, prüfen Sie Details dort.

• Google Unternehmensprofil-Hilfe: Links für Reservierungen, Buchungen über einen Anbieter, Öffnungszeiten, Leistung des Profils, Tipps für mehr Rezensionen, Inhaltsrichtlinien, Rezensionen melden
• Hersteller: resmio, Reservierungserinnerung, resmio, Anzahlung, aleno, No-Show vermeiden, aleno, KPIs für Restaurants
• Recht: § 5 DDG, § 5 UWG, § 7 UWG, Anhang zum UWG, § 11 PAngV, § 13 PAngV, § 25 TDDDG, Art. 6 DSGVO, Art. 5 DSGVO, Art. 7 DSGVO, Art. 28 DSGVO
• Weitere: IHK Karlsruhe zu Umweltaussagen im UWG, IHK Bonn, Merkblatt Allergenkennzeichnung, hogapage zu No-Shows, disclaimer.de zu Reservierungssystemen

Hinweis: Zahlenbeispiele in diesem Beitrag sind angenommene Werte zur Veranschaulichung. Rechtliche Angaben sind keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.

Stanislav Tonkich

Founder & CEO STEP/SEEDS®

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